Le saviez-vous ? 28% de votre temps de travail quotidien est consacré à…

… la lecture et à l’écriture de vos mails !*

Quelques chiffres** qui datent de 2010, donc que vous pouvez certainement augmenter un peu :

• 294 milliards d’e-mails sont échangés chaque jour dans le monde.
• Une moyenne de 25 à 30 e-mails reçus par jour et par salarié, selon une étude effectuée chez Canon France.
• Chaque salarié passe entre 5 et 20 h par semaine à consulter ses e-mails professionnels.
• Ceux-ci entraîneraient une réduction de 40% de la productivité d’une personne (à cause des interruptions continues et de la difficulté à se replonger dans la tâche que l’on était en train d’effectuer avant l’arrivée de l’e-mail).
• En moyenne, un salarié consulte 6 fois par heure sa messagerie électronique.
• Un salarié reste, en moyenne, concentré 12 minutes consécutives sur son travail sans être dérangé par l’arrivée d’un e-mail professionnel.

Alors, même si je ne remets nullement en cause tous les bien-faits du mail (simplicité, rapidité…), voici quelques rappels pour ne pas être noyés (et ne pas noyer les autres) :

Primo :

Contrairement à la messagerie instantanée, l’e-mail est un mode de communication dit “asynchrone”. Cela signifie que rien ne vous oblige à répondre immédiatement à votre interlocuteur. Si celui-ci a vraiment besoin d’une réponse immédiate, alors il choisira un moyen de communication plus adapté (téléphone, skype ou, tout simplement, venir dans votre bureau).

Secundo :

Puisque l’e-mail est un mode de communication asynchrone, rien ne vous oblige à rester connecter tout le temps. Rappelez-vous notre bon facteur (oui oui, celui qui nous amène des vraies lettres). Il ne passe pas chaque fois qu’il a une lettre à vous déposer ! Il passe une fois par jour. Sans aller jusqu’à cet extrême, vous pouvez consacrer 2, voire 3 ou 4 moments maximum dans votre journée au traitement de vos mails. Le reste du temps, votre messagerie reste fermée. Cela vous évite d’être interpellé par le petit pop-up vous attirant vers ce nouveau mail qui vient vous dire “lis-moi…. lis-moi….” et vous déconcentre du travail sur lequel vous êtes.

Tertio :

Enfin, au moment d’envoyer un mail, posez-vous la question de ses destinataires :

Est-il vraiment utile de mettre toutes ces personnes en copie ?

Est-il vraiment nécessaire de faire un “répondre à tous” ?

L’objet du mail est-il adapté à son contenu ? (ou est-ce un 25ème “reply” sur un objet “Dossier urgent” dont le contenu a depuis dévié sur l’organisation du pot de départ de Bernard vendredi soir ?)

Sur ce, au plaisir de vous lire !